Гражданский форум "Гражданский диалог"

Цель форума – проведение открытой диалоговой площадки для гражданских активистов, представителей социально ориентированных некоммерческих
организаций, органов власти, благотворительных организаций, бизнеса и экспертного сообщества для обсуждения современных тенденций развития некоммерческого сектора в Новосибирской области. Форум проводился в течение 2 дней. В первый день форума приняли участие более 1000 человек.

Быстрая реакция на изменения и качественная подготовка в сжатые сроки: Мы заключили договор на организацию мероприятия только 10 сентября: у нас было всего 8 дней (!!!!) на организацию мероприятия. Несмотря на столь сжатые сроки, команда AB Studio оперативно разработала интересную программу под запросы клиентов с большим количеством интерактивов, от которых в итоге все были в восторге.

Организация работы зоны регистрации и встречи гостей: Мероприятие началось с регистрации, где каждый участник получал пакет с
раздаточными материалами: блокноты, ручки, буклеты, бейджи, пакеты – 1000 комплектов, подготовленных координаторами AB Studio. На регистрации гостей встречал ведущий, создающий комфортную атмосферу и мягко погружающий участников в атмосферу форума: он уточнял ожидания, знакомил с
планом дня и рассказывал о партнерах, организаторах события.

Торжественное открытие: Торжественное открытие организовано командой AB Studio в большом зале КК им. В. Маяковского. На открытие мы пригласили ведущего, детский вокальный коллектив, вокальный дуэт.

К мероприятию были записаны видеообращения от губернатора Новосибирской области Травникова Андрея Александровича, а также уполномоченный при Президенте Российской Федерации по правам ребенка Львова-Белова Мария Андреевна. С приветственным словом выступили первый заместитель Губернатора Новосибирской области Петухов Юрий Федорович; Герой России, сенатор Совета Федерации Российской Федерации Карелин Александр Александрович.

Команда AB studio создала сценарий проведения торжественной церемонии открытия, учитывая все технические нюансы, такие как подбор тематической музыки, работа со световым и звуковым оборудованием в зале, контроль своевременного запуска видеоматериалов, а также контролировали каждый этап проведения.

Кофе-брейк, обед и питьевой режим:

После приветственных речей был организован кофе-брейк для 1000 участников, за который отвечал наш постоянный партнёр - кейтеринговая компания. Для экспертов был подготовлен полноценный обед в малом зале, а на всех площадках мероприятия был обеспечен питьевой режим.

Подведение итогов также состоялось в КК им. Маяковского, после которого был проведен ещё один кофе-брейк. Даже несмотря на задержку в программе (такое бывает, если в программе предусмотрены торжественные речи, подведение итогов - мы к этому всегда готовы), слаженная работа кейтеринга и технических специалистов позволила успешно завершить мероприятие.

Розыгрыш подарков и зоны нетворкинга: Во время кофе-брейка и регистрации в фойе работал ведущий и диджей. А уже во время кофе-брейка мы координировали проведение розыгрыша подарков среди участников мероприятия: термокружки, бутылки для воды, зонты, которые подготовила также команда AB studio в рекордно кратчайшие сроки - всего за 5 дней. (Обычно изготовление полиграфической продукции занимает от 10 дней, но наши коммуникативные навыки и надёжные, понимающие партнёры помогли справиться с задачей в 2 раза быстрее). Помимо подарочной продукции для оформления форума были также изготовлены 3 тематические неоновые вывески и 9 информационных кубов с символикой форума и организаторов.

Обеспечение тематических площадок: Участники были распределены на 8 тематических площадок, находящихся в пешей доступности. На площадках мы организовали установку брендированных х-стендов, питьевой режим: предоставили бутилированную воду и брендированные стаканчики. Всего к этому мероприятию было изготовлено 4000 брендированных стаканчиков.

Сопровождение экспертов форума: На форум команда AB studio обеспечили трансфер, проживание и питание для экспертов форума. Стоит отметить, что некоторые авиабилеты ввиду коротких сроков подготовки к мероприятию были приобретены непосредственно за день до вылета!

Подбор технических специалистов: На протяжении 2 дней форума квалифицированные технические специалисты по звуку/видео/свету, фотограф и видеограф, запечатлевшие все важные моменты мероприятия.