НОВОСИБИРСК
ул. Ядринцевская, 23, 2 этаж, офис 25
Как организовать гибридное мероприятие
Полное руководство для компании, работающей на результат
В наше время онлайн-взаимодействие стало привычной частью жизни, но, в тоже время, ценность живого общения из года в год только растет. На стыке этих тенденций родился гибридный формат мероприятий, который быстро стал золотым стандартом для организации событий. Это не просто тренд, а стратегический формат, который расширяет аудиторию и увеличивает охват.
Если вы хотите узнать, как провести эффективное гибридное мероприятие, которое объединит офлайн-гостей и виртуальных участников, эта памятка для вас. Разберем всё по шагам: от выбора площадки до настройки трансляции: понятно будет всем, даже если вы не знакомы с техническими терминами.
Если вы хотите узнать, как провести эффективное гибридное мероприятие, которое объединит офлайн-гостей и виртуальных участников, эта памятка для вас. Разберем всё по шагам: от выбора площадки до настройки трансляции: понятно будет всем, даже если вы не знакомы с техническими терминами.
Что такое гибридное мероприятие и для кого оно важно?
Гибридный формат проведения мероприятия — это не просто онлайн-трансляция из офлайн-зала. Это комплексный подход, при котором мероприятие создается как единое целое для двух типов аудитории, с интерактивным взаимодействием между ними. Основное преимущество такого подхода — возможность привлечь больше участников, не ограничиваясь географическими рамками, что особенно важно для международных конференций и корпоративных встреч мультифилиальных и интернациональных команд.
Гибридный формат мероприятия стал ответом на запрос времени, предлагая гибкость и инклюзивность. Гибридные мероприятия позволяют компании не отказываться от энергетики живого общения, одновременно используя все преимущества и неограниченные возможности современных цифровых технологий.
Гибридный формат мероприятия стал ответом на запрос времени, предлагая гибкость и инклюзивность. Гибридные мероприятия позволяют компании не отказываться от энергетики живого общения, одновременно используя все преимущества и неограниченные возможности современных цифровых технологий.
Какие мероприятия можно провести в гибридном формате?
Сфера применения гибридных событий гораздо шире, чем кажется на первый взгляд. Вот основные типы:
- Конференции и форумы.
Классический пример, где спикеры и часть гостей находятся в зале, а основная аудитория подключается онлайн.
- Корпоративные события.
Стратегические сессии, митапы и даже новогодние вечеринки. Офлайн-ядро из ключевых сотрудников находится на площадке, удаленные коллеги — на связи в виртуальном пространстве.
- Образовательные вебинары и тренинги.
Проведение интерактивных курсов, где одна группа обучается с живым присутствием, а другая — дистанционно.
- Выставки и презентации продуктов.
При таком формате проводится виртуальный тур по выставке для удаленных участников с возможностью живого общения с представителями на площадке.
Практически любое классическое мероприятие можно адаптировать под гибридный формат, главное — правильно подойти к организации.
- Конференции и форумы.
Классический пример, где спикеры и часть гостей находятся в зале, а основная аудитория подключается онлайн.
- Корпоративные события.
Стратегические сессии, митапы и даже новогодние вечеринки. Офлайн-ядро из ключевых сотрудников находится на площадке, удаленные коллеги — на связи в виртуальном пространстве.
- Образовательные вебинары и тренинги.
Проведение интерактивных курсов, где одна группа обучается с живым присутствием, а другая — дистанционно.
- Выставки и презентации продуктов.
При таком формате проводится виртуальный тур по выставке для удаленных участников с возможностью живого общения с представителями на площадке.
Практически любое классическое мероприятие можно адаптировать под гибридный формат, главное — правильно подойти к организации.
5 ключевых шагов организации успешного гибридного мероприятия
Организация гибридного event -формата требует тщательного планирования.
Разберем процесс на ключевые этапы по конкретным шагам.
Шаг 1: Определение целей и аудитории
Любое успешное мероприятие начинается с четкого ответа на вопрос: "Зачем мы его проводим?". Определите цели: повышение узнаваемости компании, генерация лидов или обучение сотрудников? Далее, сегментируйте аудиторию: кто будет присутствовать очно, а кто — онлайн? Понимание потребностей обеих групп — базовый фундамент всей дальнейшей работы.
Любое успешное мероприятие начинается с четкого ответа на вопрос: "Зачем мы его проводим?". Определите цели: повышение узнаваемости компании, генерация лидов или обучение сотрудников? Далее, сегментируйте аудиторию: кто будет присутствовать очно, а кто — онлайн? Понимание потребностей обеих групп — базовый фундамент всей дальнейшей работы.
Шаг 2: Выбор технологической платформы и площадки
Это критически важный этап. Технологии — это мост между офлайн и онлайн-мирами.
Помните: технология должна быть надежной. Сбои во время проведения сведут на нет все усилия по организации гибридного мероприятия.
Это критически важный этап. Технологии — это мост между офлайн и онлайн-мирами.
- Офлайн-площадка должна быть технически оснащена для качественной трансляции. Обязательны: стабильный интернет, профессиональное оборудование для звука и видео, зоны для камер.
- Онлайн-платформа должна не просто предоставлять возможность для трансляции, а давать комплексный набор инструментов для виртуального участия: чаты, опросы, нетворкинг-румы. Это ключевое преимущество, которое делает онлайн-участие полноценным и комфортным для всех участников гибридного события.
Помните: технология должна быть надежной. Сбои во время проведения сведут на нет все усилия по организации гибридного мероприятия.
Шаг 3: Разработка контента и сценария для двух аудиторий
Контент для гибридного мероприятия нельзя делать универсальным. Нужно продумать, как будет вовлечена каждая аудитория.
Контент для гибридного мероприятия нельзя делать универсальным. Нужно продумать, как будет вовлечена каждая аудитория.
- Для офлайн-участников акцент делаем на живом общении, нетворкинге, тактильном опыте.
- Для онлайн-участников обязателен отдельный модератор, который работает с чатом, транслирует вопросы в зал, проводит интерактивные опросы. Сценарий должен включать регулярные "включения" для виртуальных гостей, чтобы они чувствовали свою причастность.
Шаг 4: Интеграция и интерактивность
Главная задача — создать единое пространство. Для этого используются следующие приемы:
Такой системный подход к организации гибридных событий стирает границы и делает мероприятие целостным.
Главная задача — создать единое пространство. Для этого используются следующие приемы:
- Большой экран в зале с трансляцией из онлайн-чата.
- Сессии вопросов и ответов, где офлайн и онлайн-участники вовлечены в дискуссию наравне.
- Общие интерактивы, например, голосования, результаты которых видны всем в реальном времени.
- Подбор правильного ведущего. «Гибридный ведущий» — это не ординарный модератор чата. Это ключевой человек мероприятия, который целенаправленно работает на стыке двух миров. Его задачи вовлекать онлайн-аудиторию, Комментировать для виртуальных участников то, что происходит в офлайне, проводить общие розыгрыши, где для победы нужно взаимодействовать друг с другом.
Такой системный подход к организации гибридных событий стирает границы и делает мероприятие целостным.
Шаг 5: Репетиция проведения события
Никогда не пренебрегайте генеральной репетицией! Протестируйте связь между площадкой и платформой, работу звука, видео и интерактивных функций. В день проведения обязательно наличие технической поддержки, как на локации, так и для онлайн-участников.
Никогда не пренебрегайте генеральной репетицией! Протестируйте связь между площадкой и платформой, работу звука, видео и интерактивных функций. В день проведения обязательно наличие технической поддержки, как на локации, так и для онлайн-участников.
Преимущества гибридного формата
Почему для вашей компании стоит выбрать этот новый формат мероприятия?
1. Максимальный охват аудитории: вы не ограничены размерами зала.
2. Снижение затрат как для организаторов, так и для участников: онлайн-участие не требует затрат на дорогу и проживание в другом городе; нет необходимости оплачивать дорогу и райдер спикеров.
3. Гибкость и доступность для участников из разных уголков мира, участники из разных часовых поясов могут подключиться к событию в записи.
4. Сбор ценных данных: онлайн-платформы предоставляют детальную аналитику по поведению участников, эффективность такого события можно четко оцифровать.
5. Устойчивость: гибридный формат — это страховка на случай форс-мажоров.
1. Максимальный охват аудитории: вы не ограничены размерами зала.
2. Снижение затрат как для организаторов, так и для участников: онлайн-участие не требует затрат на дорогу и проживание в другом городе; нет необходимости оплачивать дорогу и райдер спикеров.
3. Гибкость и доступность для участников из разных уголков мира, участники из разных часовых поясов могут подключиться к событию в записи.
4. Сбор ценных данных: онлайн-платформы предоставляют детальную аналитику по поведению участников, эффективность такого события можно четко оцифровать.
5. Устойчивость: гибридный формат — это страховка на случай форс-мажоров.
3 главные ошибки при организации гибридного мероприятия и как их избежать
Опыт показывает, большинство проблем у организаторов гибридных мероприятий возникает из-за этих 3 просчетов.
1. Онлайн-участники — это просто зрители. Фокус только на офлайн-аудитории, трансляция как пассивное вещание.
Решение: Назначьте отдельного модератора для онлайн-чата, проводите интерактивы для всех, пусть спикеры отвечают на вопросы из чата в реальном времени.
2. Экономия на техническом специалисте, управление сложной гибридной техникой доверяется случайному человеку.
Решение: Обязательно наличие на площадке инженера, который синхронизирует звук, свет, камеры и трансляцию. Его работа — гарантия стабильности.
3. Один контент для всех, идентичная подача материала для офлайн и онлайн.
Решение: Адаптируйте контент. Для онлайн — более динамичный темп, чаще меняйте планы камер, используйте цифровые анкеты. Для офлайна — делайте акцент на живом общении.
1. Онлайн-участники — это просто зрители. Фокус только на офлайн-аудитории, трансляция как пассивное вещание.
Решение: Назначьте отдельного модератора для онлайн-чата, проводите интерактивы для всех, пусть спикеры отвечают на вопросы из чата в реальном времени.
2. Экономия на техническом специалисте, управление сложной гибридной техникой доверяется случайному человеку.
Решение: Обязательно наличие на площадке инженера, который синхронизирует звук, свет, камеры и трансляцию. Его работа — гарантия стабильности.
3. Один контент для всех, идентичная подача материала для офлайн и онлайн.
Решение: Адаптируйте контент. Для онлайн — более динамичный темп, чаще меняйте планы камер, используйте цифровые анкеты. Для офлайна — делайте акцент на живом общении.
Резюмируем тему. Организация гибридного мероприятия — это технически и концептуально сложная, но эффективная работа, открывающая многочисленные возможности и перспективы для компании. Это не просто компромисс, а новый, прогрессивный формат проведения событий. Он требует продуманной стратегии, правильных технологий и фокуса на потребностях двух аудиторий.
Готовы провести по-настоящему современное и эффективное событие? Команда AB Studio имеет обширный опыт в организации и проведении успешных гибридных мероприятий. Мы возьмем на себя все технические и организационные вопросы, чтобы вы могли сосредоточиться на содержании, общении с гостями и достижении целей, которые ставит перед событием компания.
Готовы провести по-настоящему современное и эффективное событие? Команда AB Studio имеет обширный опыт в организации и проведении успешных гибридных мероприятий. Мы возьмем на себя все технические и организационные вопросы, чтобы вы могли сосредоточиться на содержании, общении с гостями и достижении целей, которые ставит перед событием компания.
Вы можете позвонить нам сами +7 983 131-59-15 или написать в WhatsApp
Ваши контакты не будут переданы третьим лицам
Политика конфиденциальности
Политика конфиденциальности
закажите организацию ГИБРИДНОГО МЕРОПРИЯТИЯ прямо сейчас