Как организовать конференцию:
пошаговый план подготовки от идеи до проведения

Что такое конференция? Сцена, экран с презентацией и несколько часов выступлений? Да, с одной стороны. С другой – даже за одним днём мероприятия обычно стоят месяцы подготовки, десятки подрядчиков и множество деталей, которые участники даже не заметят, если всё сделано правильно.

Первое желание при подготовке – найти красивую площадку, придумать оформление и пригласить интересных спикеров. Это понятно: именно эти детали проще всего представить в голове. Но начинать лучше с другого вопроса: зачем вам вообще нужна конференция?

Например, компания может организовать конференцию для разных целей:

• Представить новый продукт или услугу. Покажите продукт в действии, предусмотрите демонстрационную зону, дайте гостям возможность задать вопросы специалистам и обсудить условия сотрудничества.

• Привлечь потенциальных клиентов. Выберите темы, которые помогают аудитории решить конкретные задачи, пригласите компетентных экспертов и предусмотрите возможность продолжить общение после выступлений. После мероприятия передайте заинтересованные контакты ответственным менеджерам.

• Найти партнёров и укрепить деловые связи. Добавьте панельные дискуссии, тематические встречи и время для переговоров. Заранее выясните, с кем участникам важно познакомиться, и продумайте удобный формат общения.

• Обучить сотрудников или клиентов. Сократите количество обзорных докладов и добавьте практические занятия, разборы кейсов и ответы на вопросы. Участники должны не только услышать новую информацию, но и понять, как применять её на практике.

• Обсудить стратегию или изменения внутри компании. Сформируйте программу вокруг ключевых решений, выделите время на работу в группах и зафиксируйте договорённости, ответственных и следующие шаги.

• Обсудить тенденции отрасли и обменяться опытом. Пригласите экспертов с разными взглядами, включите дискуссии и разбор реальных ситуаций, а не ограничивайтесь последовательностью презентаций.

Шаг 1.Выбрать формат и разработать концепцию

Прежде чем организовать мероприятие, определите, какой формат лучше всего поможет достичь поставленной цели. Конференция может быть отраслевой, научной, образовательной, корпоративной, клиентской или партнёрской. Есть и гибридные форматы, когда часть гостей присутствует в зале, а остальные подключаются онлайн.

Выбор формата при организации зависит от задачи и аудитории. Например, для обсуждения новых технологий можно организовать выступления экспертов и дополнить их демонстрационной зоной, где участники протестируют решения. Это потребует дополнительных расходов, зато гости смогут познакомиться с продуктом на практике.

После выбора формата продумайте концепцию. Это общая идея, которая объединяет содержание и визуальное оформление конференции: тематику, стиль сцены, навигацию, декор, бренд-зоны и дополнительные активности.

Концепция не обязательно должна быть сложной или дорогой. Главное, чтобы она помогала раскрыть тему, а не перетягивала одеяло на себя.

Красивые декорации не спасут конференцию, если доклады неинтересные. Но и сильную деловую программу можно сделать гораздо удобнее и приятнее для участников, если продумать пространство, навигацию и сценарий мероприятия.

Шаг 2. Рассчитать бюджет

При организации конференции бюджет лучше составить до того, как вы окончательно утвердите концепцию и начнёте договариваться с подрядчиками. Иначе в процессе подготовки может выясниться, что на половину задумок уже не хватает денег.

На стоимость влияют количество гостей, продолжительность мероприятия, площадка, техническое оснащение, программа и состав команды.

В смету обычно включают:

• аренду площадки;
• звук, свет, экраны и другое техническое оборудование;
• разработку концепции, сценария и оформление;
• гонорары спикеров и ведущего;
• регистрацию и обслуживание участников;
• кофе-брейки, обед или фуршет;
• фото- и видеосъёмку;
• транспорт, проживание и логистику;
• услуги организаторов и подрядчиков;
• раздаточный материал.

При расчёте важно смотреть не только на итоговую сумму, но и на то, что в неё входит. Например, площадка может предоставлять проектор и микрофоны, но для сложной презентации потребуется дополнительное оборудование и технический специалист. Важно знать, что в стоимость аренды никогда не входит монтаж и демонтаж декораций.

На безопасности, качестве звука и вещах, от которых напрямую зависит комфорт участников, экономить не стоит. Если докладчика не слышно, гости полчаса стоят в очереди на регистрацию, а в крохотном зале дышать нечем – дорогая фотозона ситуацию не исправит.

Чтобы организовать конференцию в рамках запланированного бюджета, заранее согласуйте смету со всеми ответственными и обязательно предусмотрите резерв на непредвиденные расходы. В процессе подготовки могут измениться количество гостей, технические требования или другие условия. Лучше предусмотреть это заранее, чем в последний момент искать деньги на срочное решение.

Шаг 3. Составить программу и пригласить спикеров

Частая ошибка – попытаться заполнить докладами каждую минуту и дать максимум пользы. Но что получают гости по факту?

Сначала несколько часов сидят в зале, а к последним выступлениям достают таблетки от головной боли. Чтобы этого не произошло, чередуйте форматы: доклады, дискуссии, вопросы и ответы, демонстрации, общение между участниками.

И, конечно, перерывы. Не переживайте! Это не потерянное время, а возможность отдохнуть, переключиться, познакомиться с коллегами и обсудить услышанное.

Отдельно составьте тайминг и подберите сильного модератора – так у вас будет подробный план с началом и окончанием каждого блока, и специальный человек, чётко отслеживающий его исполнение, а заодно контролирующий ход дискуссий, вопросы-ответы.

Предусмотрите запас времени. Если после каждого доклада запланировано по десять минут вопросов, не рассчитывайте, что все выступающие закончат ровно по часам.

Шаг 4. Найти площадку и выбрать дату

Когда цель, формат и бюджет определены, следующий этап организации конференции – поиск подходящей площадки.

Здесь легко увлечься красивыми фотографиями залов. Но пространство, которое отлично выглядит на снимках, не всегда подходит для конкретного мероприятия.

Допустим, вы планируете конференцию на 150 человек с несколькими выступлениями, выставочной зоной и кофе-брейком. Зал может вместить всех гостей, но если после установки сцены и кресел не останется места для общения, участникам будет тесно. А если регистрационная стойка окажется прямо у входа в зал, в начале мероприятия может образоваться очередь.

Поэтому при выборе площадки обратите внимание на несколько моментов.

Вместимость и планировка. Хватит ли места не только для гостей, но и для сцены, оборудования, регистрации и зон общения? Можно ли организовать пространство так, как требует программа?

Расположение. Удобно ли участникам добираться до места? Есть ли рядом остановки общественного транспорта и парковка? Если гости приезжают из других городов, стоит оценить расстояние до вокзала, аэропорта и гостиниц.

Шаг 5. Подготовить технику и проверить всё заранее

Спикер начинает важное выступление, но презентация не открывается. Ведущий пытается заполнить паузу, технический специалист ищет нужный файл, а зал ждёт. Даже если проблема решится за несколько минут, темп мероприятия уже нарушен, как и настроение гостей.

Чтобы снизить риск таких ситуаций, заранее составьте список оборудования с учётом программы. По нашему опыту, на конференции базовый минимум из техники:

• микрофоны (лучше с небольшим запасом, чтобы можно было оперативно заменить, если один вдруг отвалится прямо посреди выступления);
• акустическая система;
• освещение;
• ноутбуки;
• оборудование для видеосъёмки;
• стабильный интернет;
• технические специалисты;
• экран-дублёр для спикеров и/или гостей, если зал длинный или с колоннами.

До начала конференции проведите технический прогон. Проверьте презентации, видео, звук, переключение между докладчиками и подключение удалённых участников. Если спикер будет демонстрировать программу или продукт, протестируйте это в условиях, максимально близких к реальным.

Сохраните резервные копии презентаций и видео, подготовьте необходимые переходники и определите, кто будет отвечать за технические вопросы во время мероприятия.

Шаг 6. Пригласить участников и организовать регистрацию

Даже сильная программа не принесёт результата, если о конференции никто не узнает или потенциальным гостям будет неудобно зарегистрироваться.

У вас закрытая конференция с парнёрами/коллегами? Допустимо остановиться на стилизованных персональных онлайн/бумажных приглашениях.

Планируете масштабную отраслевую конференцию? Понадобятся сайт мероприятия, электронные рассылки, социальные сети, публикации в профессиональных сообществах и помощь партнёров.

В приглашении укажите главное: тему, дату, время, место, условия участия и ссылку на регистрацию. Если участие платное, заранее объясните порядок оплаты.

Сама регистрация должна быть простой. Если для записи нужно заполнить длинную форму с вопросами, которые никак не влияют на участие, часть людей может просто закрыть страницу.

После регистрации отправьте подтверждение. А ближе к дате конференции напомните о мероприятии и сообщите практические детали: как добраться, когда открывается регистрация и к кому обращаться с вопросами.

Продумайте и встречу гостей на площадке. Подготовленные бейджи, понятные указатели и достаточное количество сотрудников на регистрации помогут избежать очередей. Особенно если большинство участников приходит примерно в одно время.

Шаг 7. Продумать сервис и логистику

Участники могут забыть отдельные тезисы выступлений, но хорошо запомнят, если не смогли найти нужный зал или весь перерыв простояли за кофе.

Поэтому обязательно смотрите на мероприятие глазами гостя. Он приезжает на площадку:

Спикерам важно заранее объяснить, куда присылать презентации, когда проходить техническую проверку и к кому обращаться в день мероприятия. Если гости или эксперты приезжают из других городов, может понадобиться помощь с гостиницами, трансфером и логистикой.

Продумайте и перемещение людей по площадке. Если в программе есть выставочная зона, определите, как будут двигаться гости и где разместятся представители компаний. Понятная навигация и заранее согласованные процессы помогут избежать суеты и накладок.


Шаг 8. Собрать команду и подготовить план дня

Чтобы организовать конференцию без накладок, нужно заранее распределить множество параллельных задач между командой и подрядчиками. Кто-то встречает гостей, кто-то работает со спикерами, кто-то проверяет оборудование, а кто-то контролирует тайминг.

Поэтому заранее распределите ответственность. В зависимости от масштаба события понадобятся:

• модераторы, которые координируют выступления спикеров и следят за тем, чтобы всё шло по плану, а кофе-брейк не переехал на ночь;
• волонтёры, которые помогают гостям на месте с регистрацией и в целом сориентироваться на площадке;
• надёжный кейтеринг;
• специалисты по звуку и технические специалисты в зависимости от масштаба.

Также в команде должны быть люди, которые позаботятся о спикерах, особенно иногородних, заранее подготовят брендированный мерч и раздаточные материалы, оформление площадки, а также будут отслеживать в день самого мероприятия наличие воды, температуру в помещении и чтобы висели все нужные указатели (на залы, если конференция проходит в нескольких, на питание, на туалеты).

Назначьте руководителя проекта, который будет видеть общую картину, следить за сроками и помогать решать вопросы между направлениями. Все ключевые договорённости лучше фиксировать в едином рабочем документе, а не искать по десяткам сообщений в разных чатах.

Отдельно подготовьте план дня для команды. В нём указывают время монтажа, технических проверок, открытия регистрации, начала выступлений, перерывов и завершения мероприятия.

А ещё стоит заранее обсудить возможные изменения. Что делать, если спикер задерживается?
Кто может поменять порядок выступлений? Как действовать, если оборудование перестало работать? Когда команда знает ответы на эти вопросы, небольшая проблема не превращается в общий аврал.

За несколько дней до конференции подтвердите договорённости с подрядчиками и спикерами, уточните количество гостей, проверьте готовность материалов и проведите общий инструктаж.

Шаг 9. Провести конференцию и оценить результат

В день мероприятия задача организаторов – следить, чтобы всё шло по плану, а возникающие вопросы решались без суеты, но оперативно. Команда проверяет готовность площадки, встречает участников, координирует спикеров и контролирует тайминг.

При этом идеальный план не означает, что всё обязательно пойдёт точно по расписанию. Кто-то может задержаться, выступление – оказаться длиннее запланированного, а техника – потребовать дополнительной настройки. Важно не отсутствие любых неожиданностей (спойлер: так не бывает), а готовность команды быстро на них реагировать и иметь в запасе планы Б, В и Д.

Но и после финального выступления работа не заканчивается. Поблагодарите участников и спикеров, при необходимости отправьте презентации, фотографии и записи докладов. Желательно оперативно – особенно, если стоит цель продать продукт или услуги спикеров.

Если конференция была направлена на развитие бизнеса, передайте заинтересованные контакты ответственным сотрудникам компании.

В зависимости от задачи конференции можно оценить:

• сколько человек зарегистрировалось и сколько пришло;
• какую обратную связь дали участники;
• удалось ли уложиться в бюджет и сроки;
• сколько полезных деловых контактов появилось;
• какие договорённости и последующие обращения возникли после мероприятия.

Соберите отзывы и обсудите с командой, что получилось хорошо, а что стоит изменить в следующий раз. Так следующий проект будет проще планировать, а решения станут точнее.

Организовать конференцию самостоятельно вполне реально, особенно если мероприятие небольшое и у команды уже есть подобный опыт. Но чем масштабнее планируется событие, тем сложнее становится координация.

Опытные организаторы конференций могут взять на себя как все задачи: от разработки концепции до рассадки по самолётам последних гостей и спикеров, так и точечно. Таким образом вы сможете сосредоточиться на содержании, спикерах и деловых целях, а не пытаться одновременно контролировать каждый процесс, пересчитывать микрофоны и разбираться в усилителях звука.

Если вы хотите организовать конференцию и не заниматься координацией всех процессов самостоятельно, часть задач можно передать профессиональной команде. АБ Студио поможет разработать концепцию, подобрать площадку, организовать техническое оснащение и скоординировать работу подрядчиков. Обсудим ваши задачи и подготовим решение с учётом сроков и бюджета.